应付账款处理供应商、教职员工和学生的付款. 应付帐款办公室负责确保付款符合内部和外部规定，并积极寻求提供礼貌, 及时的, 专业的服务.
应付帐款联系方式:
梅丽莎·史密斯
应付帐款专员
mesmith@85500171.com
507-222-4844
在本页:
新供应商的建立
应付账款通过一系列OnBase支持的工作流程来建立新的供应商，从而促进供应商文档的安全交付.
供应商(收款人)代表学院提供商品或服务. 在开始与新供应商付款之前，请遵循以下步骤:
- 工作日使用 创建供应商发票请求 发起支付请求. 在“供应商”字段中，键入供应商的名称. 如果在Workday中没有找到供应商, 或者收款人信息过时, 然后继续供应商设置的后续步骤.
- 如果你通过一个 独立承包商/顾问, 独立承包商评估表 和相关合同必须在提供服务之前提交给人力资源部. 如果供应商没有提供合同，使用一个可用的 合同模板 确定工作条件. 关于合同条款的问题发邮件给兰迪·约翰逊。 rajohnso@85500171.com. 独立承包商的步骤不是支付酬金所必需的, 仅适用于服务合同/顾问.
- 菲律宾十大彩票平台要求所有新的供应商都要向学院提交美国国税局的W-9表格. 使用 W-9申请表格 通过安全门户发起对供应商纳税表的请求. 在收到W-9表格后, 供应商将被邀请通过同一安全门户网站注册直接存款. 注:在职学生和雇员不需要W-9. 在收到供应商文件的通知后, 允许2-3个工作日的供应商记录在工作日中使用.
要求供应商付款
在所有供应商的文书工作完成后，货物和/或服务已经收到，使用 创建供应商发票请求 任务来发起支付请求. 供应商发票将发送给相应的成本中心和其他资金来源经理，以便在其工作日收件箱中进行审批. 当所有审批完成时, 发票申请将发送给应付帐款审核并处理发票付款.
批准的付款将在周四的每周检查中处理. 商务办公室将在获得所有批准后的7-10个工作日内付款. 如果需要额外的信息或付款文件，付款将被延迟.
要查看付款请求的状态，请键入 “我的供应商发票要求” 在Workday搜索栏中. 确保您在筛选选择框中选择了正确的日期范围，以便将付款包含在搜索结果中. 打开请求并查看您提交的供应商发票请求(SIRs)以查看状态.
预算授权
供应商发票申请付款需要主管或部门主管授权. 的 预算授权网格 For现金支付和采购订单申请的预算授权提供指导. 应付帐款将审查供应商的发票要求，以确保在支付发票之前有适当的预算授权.
员工和学生报销
员工和学生可申请报销自费业务费用，提交一份 费用报告 在工作日. 这是一个由需要报销的收款人发起的自助服务流程.
调查参与者付款
所有在菲律宾十大彩票平台进行的人体实验都必须遵循 院校覆核委员会 的指导方针. 调查参与者可获发放最低报酬.
以下薪酬方案可供选择 按偏好顺序:
- 价值小的有形物品(如.e. t恤、笔、咖啡杯、钥匙链等.).
- 直接支付给与基础研究活动相关的非营利组织
- 通过第三方提供商支付，如Qualtrics, Mechanical Turk, Gorilla等.
- 通过菲律宾十大彩票平台亚马逊Prime账户购买的亚马逊电子礼券
- 预支现金给支持学术研究的教员(包括comps). 预支现金必须遵守以下准则:
支持文件必须包括业务目的和参与者收据的证据.
其他礼物 & 奖
院系可以用院系的资金举办一个适度的招待会，以表彰即将退休或离开学院的员工. 礼物被认For是个人开支.
服务年限的礼品和奖励由人力资源部和学院关系部集中协调.
礼品券和礼品卡，无论它们的价值有多小，都被国税局视For收入, 应该避免.
A 奖 承认表现是评判比赛的一部分.g. 最佳设计、最高分、学术成就等. 或从抽奖或抽奖中获得的奖金. 奖品是应纳税的(IRS表格1099-MISC).
销售税
菲律宾十大彩票平台是一所非营利性教育机构，在明尼苏达州购买商品和服务时免征明尼苏达州销售税. 然而，在酒店或餐厅购物时，学院不免除销售税. 学院 不会 偿还部门或个人在购买商品或服务时所缴纳的销售税.
明尼苏达州税务局For菲律宾十大彩票平台指定了税务识别号9008717，以供免税购买时使用. 根据明尼苏达州法规第297A条，菲律宾十大彩票平台免征销售税.第2分区.
酬金 & 奖
部门可能会要求For支持教育项目的演讲嘉宾或主持人支付酬金, 项目或事件. 酬金支付需纳税，并在IRS表格1099-MISC上报告给国内收件人. 支付给国际访问者的酬金可能会被强制扣缴税款. 要求向国际访客付款的部门应在活动前与商务办公室联系，以确保收到必要的税务文件.
每隔一段时间，一位得到酬金的演讲者会要求我们把酬金转给另一家慈善机构. 他们的酬金必须在服务前选择，并同意放弃赔偿. 捐款由学校自行决定, 如果合适的话, 将被重定向到 放弃付款表格.
For方便向新收款人支付酬金，请填写新供应商设立表格.
支付服务费用
所有支付给独立承包商/顾问的服务费必须直接从菲律宾十大彩票平台支付，以确保符合美国国税局的所有预扣和报告要求. 这是通过使用采购卡或提交供应商发票请求来完成的.
独立承包商或顾问的服务费
通过独立承包商/顾问(菲律宾十大彩票平台邀请的任何人)进行有限或间歇性的定期服务, 执行, 提供讲座或其他服务). 重要的是，员工在雇用个人使用的服务之前与人力资源咨询 独立承包商评估表. IC评估表是正确分类工人以及如何支付工人工资(通过应付账款或工资)的重要步骤。. 这种审查是确保我们有支持分类决定的适当文档的一种手段. 如果独立承包商不符合特定资格, 他们可能需要被雇佣For雇员. 请参考 合同 在采购网站上获取样本模板，以便安排服务时使用.
如果您正在招聘菲律宾十大彩票平台的现有员工做额外的工作, 请与人力资源部联系，以便通过工资支付.
所有支付给独立承包商/顾问的服务费必须直接从菲律宾十大彩票平台支付，以确保符合美国国税局的所有预扣和报告要求. 独立承包商评估表应在W-9和供应商发票申请启动之前提交给人力资源部.
如果您对此表单有任何疑问，请咨询人力资源部. 美国国税局还在其网站上提供了指导: IRS IC/自雇人士资料.
向美国以外的外国供应商支付服务费用:
请求国外电汇给非美国银行.S. 市民奖 外 美国的:
- 输入供应商名称和电子邮件地址 供应商电子付款授权申请表格 索取电汇的银行详细资料.
- 获取一份完整的 外国来源声明表 来自供应商，表明服务将在美国境外进行. 购买商品时不需要此报表.
- 完成 国外电汇付款申请 在工作日
- 允许7-10个工作日进行审批、审查和银行处理.
支付给非美国.S. 市民奖 在 请与Shari Mayer联系 smayer@85500171.com 在付款前审核国外供应商的付款. 看到 外国国民支付 欲知更多资料.
U.S. 美元电汇付款应在工作日使用供应商发票请求(SIR)发起. 如果您在SIR表格中找不到供应商, 请发邮件给应付帐款以确认供应商状态.
招聘 & 候选人访问费用
候选人的费用应符合员工交通报销准则, 餐, 和住宿. 必须提供原始的分项收据作For证明，并且必须包括与会者的姓名, 与书院关系, 以及这顿饭的商业目的.
移动费用
资格 搬家费用的支持在雇佣信中得到确认. 国内税收法的变化, 1月1日生效, 2018, 使所有雇主支付和雇主报销的搬迁费用作For收入征税，并受联邦, 状态, FICA代扣代缴税款. 在批准提交的收据后，符合条件的搬家费用付款将添加到工资周期中.
集中采购
电脑
For了保证和规范计算机硬件和外围设备的安全, 菲律宾十大彩票平台要求所有计算机设备的采购必须与信息技术服务部门协调.
家具
For了确保整个校园的建筑家具在质量上是一致的，并保持建筑的氛围, 地毯, 家具, 墙面装饰材料是通过 设施 部门. 请参阅设施维修单及/或设施更改要求.
奖学金,实习 & 差旅补助
奖学金, 实习, 根据美国国税局的指导方针，补助金通常不需要报告, 但被认For是应税收入. U.S. 美国公民或外国居民必须在收到奖学金的当年将奖学金作For收入报告. 学院将不扣留任何款项用于支付联邦, 他们不会给你寄1099表或W-2表. 你有责任在你的联邦账户上报告付款情况, 州或地方所得税申报表，并支付所有适用的税款. 请参考 IRS第970号出版物，“教育税收优惠”以获取更多信息.
非居民(美国.S. (税收目的)将根据收到的款项缴纳预扣税. 非居民支付每年向个人和国税局报告1042-S表. 请与Shari Mayer联系 smayer@85500171.com 或ext. 4022.
学生支付
补偿
学生自付费用的报销应在工作日通过自助服务使用“创建费用报告”进行处理. 要查看自付费用的用户指南，请参阅 费用报告 帮助文章.
工资
支付给学生的服务费用必须通过工资单进行处理. 看到 工资 寻求帮助.
研究/奖项
其他类型的非工资单学生支付，如研究奖学金, 实习, 差旅补助, 奖品/奖项是通过Workday处理的. 要发起单个学生付款，请提交一份 学生付款请求-单次付款
对于需要大量非工资付款的部门，请联系accountspayable@carleton.Edu获取进一步指导.
退款
支付给学生的学生账户退款必须通过我们的学生账户办公室处理. 从2024年7月开始，学生退款申请将通过Workday处理. 看到 学生账户 寻求帮助.
外国国民支付
通常的学术活动或活动可以向外国国民支付酬金.这些活动包括讲座、教学、分享知识或表演. 支付给外国人的酬金需缴纳30%的预扣税, 除非此人可以申请税收协定优惠, 并将所需的表格和身份证明提交给商务办公室. 这种扣缴也适用于非居民外国实体. 旅费报销不予扣缴. 请与Shari Mayer联系 smayer@85500171.com 寻求帮助.
政治献金及/或游说
菲律宾十大彩票平台是一家501 (c)(3)公司. 501 (c)(3)公司不得向政治竞选或候选人提供政治捐款.